Teamassistenz (m/w/d) – Office & Operations Allrounder:in

Job title: Teamassistenz (m/w/d) – Office & Operations Allrounder:in

Company: Wonderwerk Consulting


Job description: Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Bälle gleichzeitig in der Luft sind?
Organisation ist für dich keine Pflicht, sondern Profession – und du willst dort arbeiten, wo Exzellenz und Eigenverantwortung zählen?
Dann suchen wir dich.Als Change-Beratung gestalten wir bei Wonderwerk die Zukunft von Organisationen – mit klarem Fokus auf nachhaltige Transformation, Innovation und Leadership.Für unser Team in Wien suchen wir eine engagierte, vorausschauende und technologieaffine Persönlichkeit, die unsere internen Abläufe mitdenkt, gestaltet und kontinuierlich verbessert.AufgabenDeine Aufgaben – vielseitig, verantwortungsvoll und dynamischOffice- und Team-Support

• Unterstützung der Geschäftsführung und Projektteams in organisatorischen und administrativen Belangen
• Terminkoordination sowie Reiseorganisation (Buchung, Spesen, Abrechnung)
• Office-Management inkl. Bestellwesen (Büromaterial, Getränke etc.) und Standortpflege
• Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Team-Offsites
• Verwaltung und Betreuung unserer Infrastruktur
• Organisation und Koordination von öffentlichen Ausschreibungen inkl. Dokumentation, Fristenmanagement und Angebotslegung

Finanzen & Administration

• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
• Laufende Abstimmung mit unserer Steuerberatung
• Strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement im digitalen Umfeld

HR-Support & Teamkultur

• Unterstützung im Recruiting-Prozess (Terminorganisation, Kommunikation, Dokumentation)
• Begleitung von Onboardings und Offboardings
• Organisation von Teamevents, Geburtstagen und kleinen Aufmerksamkeiten

Kommunikation, CRM & Marketing

• Pflege und Wartung unserer Website (WordPress)
• Unterstützung bei Newslettern, Mailings und digitalen Kampagnen
• Pflege und Weiterentwicklung unseres CRM-Systems

Technologie & Automatisierung

• Offenheit und Neugier im Umgang mit KI-Tools und digitalen Lösungen
• Bereitschaft, interne Prozesse durch Automatisierung effizienter zu gestalten
• Aktive Mitwirkung in der Weiterentwicklung unserer AI-First-Arbeitsweise

QualifikationWas du mitbringst

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektrollen
• Abgeschlossene Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), ein Studium ist ein Plus
• Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse sowie digitale Grundsicherheit (CRM, Buchhaltungstools, Cloudlösungen)
• Hohe Textsicherheit in Deutsch und Englisch
• Sehr gutes Selbstmanagement, strukturiertes Arbeiten – auch unter hoher Taktung
• Interesse an neuen Technologien, insbesondere im Bereich KI und Prozessautomatisierung
• Proaktive Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität, Diskretion und Verlässlichkeit

BenefitsWas dich bei Wonderwerk erwartet

• Ein inspirierendes und modernes Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Wien
• Direkte Kommunikation und viel Eigenverantwortung
• Jahresbruttogehalt ab EUR 42.000 (All-In, Vollzeit, Überbezahlung abhängig von Qualifikation & Erfahrung)
• Zahlreiche Benefits: Jahreskarte Wiener Linien, Firmenrad, Teamevents, Fortbildungen u. v. m.

Unsere Performance-KulturWonderwerk steht für Exzellenz, Gestaltungswille und konsequente Weiterentwicklung – auf individueller wie organisationaler Ebene.Wir vertrauen auf Eigenverantwortung, kontinuierliches Lernen und konstruktives Feedback.Wir arbeiten ambitioniert, fokussiert und mit dem Anspruch, unsere Kund:innen wie Kolleg:innen nachhaltig zu begeistern.Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?Dann sende deine Bewerbung inkl. Lebenslauf und relevanter Zeugnisse.Wonderwerk Consulting GmbHWonderwerk ist eine innovative Unternehmensberatung mit Sitz in Wien, die Organisationen bei Transformations- und Veränderungsvorhaben begleitet.Mit einem ganzheitlichen Ansatz unterstützt Wonderwerk seine Kund:innen in den Schlüsselbereichen Change Management, Strategieentwicklung, Leadership, Innovation, Agilität und KI/Digitalisierung.Das Expert:innen-Team setzt dabei auf ganzheitliche, kreative und partizipative Ansätze, um nachhaltige Veränderungen in Unternehmenskultur und -struktur zu erzielen.Durch maßgeschneiderte Lösungen befähigt Wonderwerk Organisationen, sich erfolgreich den Herausforderungen einer sich rapide wandelnden Umwelt zu stellen und zukunftsfähig zu bleiben.

Expected salary: €42000 per year

Location: Wien

Job date: Fri, 11 Jul 2025 22:43:18 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (marketingjobs.pro) you saw this job posting.Thanks&Good Luck